Obieg dokumentów

Czas to pieniądz. W wymiarze biznesowym ta relacja ma bardzo dosłowny wymiar. Efektywność wykorzystania czasu jakim dysponuje pracownik jest kluczem do sukcesu organizacji.

Jednym z największych pochłaniaczy czasu jest proces zarządzania dokumentami. W każdej strukturze w której dokumenty procesowane są w wersji papierowej objawia się on w dwóch punktach.

Obieg dokumentów:

Dokument, który zaakceptowany musi zostać przez wiele osób na różnych poziomach decyzyjnych przenoszony jest z miejsca na miejsce. Oprócz utraty czasu osoby, która ten dokument musi fizycznie przenieść wydłuża się sam proces akceptacji. Rzadko kiedy bowiem dostępność osób decyzyjnych jest ciągła. Powoduje to kumulowanie dokumentacji w określonych punktach decyzyjnych.

Takie działanie powoduje słabszą weryfikację każdego pojedynczego dokumentu co kwestionuje cały proces akceptacji.

Wyszukiwanie dokumentów:

Największym jednak pochłaniaczem czasu jest proces wyszukiwania dokumentów. Zarówno faktur jak i umów, korespondencji. Ze względu na ilość parametrów, które dokument opisują niemożliwe jest znalezienie efektywnej struktury archiwizacji w segregatorach czy folderach ze skanami. Odpowiednio zaprojektowane archiwum elektroniczne sprawia, że dokument może zostać wyszukany po każdym z parametrów, czy też, dzięki OCR nawet po występującym w nim wyrażeniu. Odnalezienie dokumentu w archiwum elektronicznym trwa chwilę, dodatkowo oznaczony może być informacją o miejscu przechowywania oryginału (np. wskazanie segregatora)

Przykłady wdrożeń

Powiązane artykuły

e-Faktury – dlaczego warto?

Zalety e-faktury Coraz większą popularnością cieszą się e-dokumenty, a wśród nich e-faktury. Popularność elektronicznej faktury sprowadza się przede wszystkim do wygody, jaka towarzyszy wszystkiemu, co elektroniczne i internetowe. Chociaż często księgowość jest początkowo niechętna zmianom i przyzwyczajona do pracy z tradycyjnymi, papierowymi fakturami, z doświadczenia wiem, że już po kilku miesiącach pracy z fakturami elektronicznymi
Jest to pytanie, które jako pierwsze powinno zostać zadane, a odpowiedź na nie warunkuje kolejne etapy wdrożenia elektronicznego archiwum. Każde wdrożenie powinno zostać poprzedzone wnikliwą i dokładną analizą przebiegającą na trzech podstawowych płaszczyznach: analizą potrzeb, analizą potencjalnych zysków (ekonomicznych, czasowych, pracochłonności), oraz analizą samego wdrożenia, jego zakresu i potrzebnych zasobów. Analiza potrzeb Jako pierwszym powinniśmy się
TOP