ADMINISTRACJA

Administracja to fundamentalna część każdej organizacji.  Usprawnia ona przepływ informacji i wpływa na jakość komunikacji w całej firmie. Działania backoffice wpływają na pracę innych działów i jej jakość. Naturalnym jest, że w procesach jakie wykonują, szuka się zwiększonej efektywności. Świadome firmy idą w kierunku automatyzacji tych procesów, rozumiejąc jak wiele mogą zaoszczędzić eliminując papier, tradycyjne e-maile i excel.

Częste problemy, którym wychodzimy na przeciw w dziale administracji to:

  • Zbyt duża ilość dokumentów w wersji papierowej
  • Nieefektywne zlecanie zadań przez e-mail, telefon lub ustnie.
  • Różnorodność systemów, do których dane są przepisywane pomiędzy excelami/raportami.
  • Brak pełnej kontroli w finansach.
  • Umowy przekładane z biurka na biurko.  

 

TRANSPORT

Transport to specyficzna branża, jej pracownicy codziennie stawiają czoło nowym wyzwaniom, rozliczeniom, obsłudze dokumentacji przewozowej i komunikacji z kierowcami. Używanie tradycyjnych metod obsługi tych procesów często generuje kosztowne błędy i opóźnienia. Priorytetem powinno być ułatwienie łączności pomiędzy różnymi działami, kierowcami i kontrahentami. Konkurencyjne firmy idą  w kierunku automatyzacji i usprawnieniu przepływu tych informacji.  E-msi, dotychczas odpowiedziało naszym klientom na poniższe pytania:

  • Transport to duża ilość dokumentów które są podstawą w rozliczeniach z kontrahentami. Czy da się to usprawnić?
  • Powiązanie dokumentacji z kontrahentami zajmuje pracownikom dużo czasu i powoduje błędy. Co można wesprzeć ten proces?
  • Powiązanie tras z dokumentacją zajmuje pracownikom dużo czasu i powoduje błędy. Jak można im to ułatwić?
  • Zmiany w zleceniach powodują zamieszanie między pracownikami i stanowią ryzyko popełnienia kosztownych błędów. Czy można to zmienić?
  • Pracownicy spędzają dużo czasu na przygotowywaniu kontraktów, choć procedura jest zawsze taka sama. Czy można to zautomatyzować?

 

BIURA RACHUNKOWE

Jedne z największych wyzwań stawianych pracownikom biur rachunkowych to: obsługa klientów  z różnego rodzaju branż, egzekwowanie od klientów dostarczania dokumentów w terminie i przypisywanie ich do systemu księgowego. E-msi proponuje automatyzacje, która zapewni zarządowi biura pełną kontrolę nad przebiegiem wszystkich operacji w firmie i jej budżetem.  Przeanalizowaliśmy problemy z jakimi spotykają się pracownicy biur rachunkowych i przygotowaliśmy odpowiedzi na poniższe pytania:

  • Czy jest możliwe, aby obsługując wielu klientów,  proces opisu i akceptacji faktur odbywał się u klienta zanim faktura zostanie przesłana do biura  rachunkowego?
  • Faktury elektroniczne są coraz bardziej popularne. Czy można wykorzystać ten fakt do zwiększenia efektywności?
  • Żeby obsłużyć większą ilość klientów trzeba wyeliminować zbędną pracę. Jakie czynności można wykonywać automatycznie?
  • Zarząd chciałby mieć  wgląd do obecnych priorytetów pracowników w dowolnym momencie. Jakie są możliwości?
  • Outlook i tradycyjne skrzynki odbiorcze nie weryfikują treści poczty przychodzącej, każdego e-maila trzeba otworzyć i przeczytać, czasami marnując czas na czytanie treści nieadekwatnych do danego stanowiska. Czy istnieje sprawniejsza alternatywa?

 

WINDYKACJA

Duża powtarzalność procesów, regulacje prawne do przetwarzania danych osobowych, połączenie działań kancelarii prawnej, call center, to tylko niektóre z wyzwań jakie są stawiane przed Twoimi pracownikami. Czy zastanawiałeś się jak to usprawnić, minimalizując pracę ludzką  i zmniejszając ryzyko popełnienia błędów? Przeanalizowaliśmy wyzwania stawiane pracownikom windykacji i przygotowaliśmy rozwiązania na poniższe pytania.

  • Praca w windykacji to ciągłe poszukiwanie najbardziej efektywnego sposobu komunikacji z dłużnikiem. Jak przetestować różne ścieżki bez dodatkowych kosztów?
  • Tworzenie przez pracowników pism z gotowych szablonów jest nieefektywne. Czy można to zautomatyzować?
  • Czy istnieje możliwości aby mieć dostęp do raportów efektywności poszczególnych procesów w firmie?

 

PRODUKCJA

Produkcja to bardzo skomplikowany w prowadzeniu biznes. Różnorodność działów i operacji za które są one odpowiedzialne powoduje, że przepływ informacji często nie jest bezzwłoczny i rzetelny. Powszechne jest również, napotykanie się na problemy dotyczące planowania produkcji, rejestracji czasu pracy, rozliczania pracowników, reklamacji, zatrudniania i rotacji pracowników. Po dokładnej analizie branży produkcyjnej, E-msi przygotowało rozwiązania na poniższe problemy.

  • Zatwierdzenie projektu nie powinno zajmować kilku dni.
  • Proces projektowania nie powinien być regulowany przez Excela, a wyniki testów za każdym razem ręcznie przepisywane.
  • System powinien być niezależny i umożliwiający dostęp z lokalizacji na całym świecie, swobodnie wymieniającym dane między SAP i innymi systemami ERP.
  • Jeśli proces zawiedzie na jakimkolwiek etapie, informacja o tym powinna nadejść przed pojawieniem się widocznych skutków.
  • Brak pełnej kontroli i wglądu do wszystkich danych zebranych podczas tworzenia i testowania w danych momencie, utrudnia pracę, zwiększając jej czas i koszty.
  • Koszty poniesione na każdym etapie produkcji powinny być klarowne i czytelne w dowolnym momencie

 

DUŻE PRZEDSIĘBIORSTWA

W dużych przedsiębiorstwach częstym problemem jest przepływ informacji między różnymi lokalizacjami i standaryzacja procesów między nimi, aby wszyscy pracownicy pracowali według tych samych schematów. Przeanalizowaliśmy wyzwania  z jakimi stykają się największe firmy i przygotowaliśmy dla nich rozwiązania:

  • Oddziały dużych przedsiębiorstw, często mieszczą się w różnych lokalizacjach na całym świecie, ważne jest aby pracować z jednym systemem w tych lokalizacjach, dostępnym w różnych językach
  • Większość systemów ma ograniczoną funkcjonalność,  systemy w dużych przedsiębiorstwach powinny mieć możliwość jej rozszerzenia, wraz z rozwojem potrzeb firmy
  • W dużych przedsiębiorstwach używa się wielu systemów, które nie są ze sobą zintegrowane. W firmie brakuje narzędzia, które umożliwiłoby swobodną wymianę informacji między nimi.
  • Strony internetowe generują dużą ilość leadów, lecz po nieudanej próbie kontaktu, dane kontaktowe często są przepisywane ręcznie i zapominane. Gdy pracownik próbuję się ponownie skontaktować z daną osobą, często okazuje się, że potencjalny klient skorzystał już z oferty konkurencji. Jak pozyskać takiego klienta zanim zrobi to konkurencja?
  • Zarząd powinien mieć możliwość kontroli wszystkich wydatków firmy z dowolnego miejsca o dowolnej porze.
  • W firmie pojawiają się faktury z informacją o kosztach, których zarząd nie był wcześniej świadomy. Jak ulepszyć planowanie i kontrolę budżetu?
  • W dużym przedsiębiorstwie powinna istnieć zsynchronizowana księga korespondencji między różnymi lokalizacjami.

 

HANDEL I USŁUGI

W handlu i usługach najważniejsze jest prawidłowe zarządzanie relacjami z klientem.  Ważne jest aby mieć łatwy dostęp do historii kontaktu, transakcji i reklamacji. W idealnym systemie rozliczanie się z kontrahentami i dostawcami odbywa się w jednym  miejscu, gdzie również gromadzone są wszystkie dane.  Po przeanalizowaniu problemów z jakimi boryka się w tej branży, przygotowaliśmy rozwiązania na poniższe wyzwania:

  • Używanie e-maili, notatników, karteczek, organizerów, doprowadza do zamieszania. Pracownicy często gubią informacje z kontaktem do klienta albo zadaniem do wykonania.  Czy jest możliwość umieszczenia wszystkiego w jednym miejscu z łatwym dostępem?
  • Zadania, które zostają przydzielone do podziału przez różne osoby wprowadzają zamieszanie. Czasami ich wykonanie zajmuje dłużej, niż zlecenie wszystkiego jednej osobie.
  • Zarząd powinien mieć możliwość wyboru priorytetów zadań w kalendarzu pracowników i obserwacji procesu ich wykonania.
  • Pracownicy pracujący poza biurem powinni mieć taki sam dostęp do informacji jak ci w biurze – używając telefonu lub innych urządzeń z dostępem do internetu, co często jest niemożliwe.

 

DZIAŁ KSIĘGOWOŚCI

Księgowość to ogromne nakłady papieru i praca w której łatwo o pomyłkę. Czy kiedykolwiek zastanawiałeś się ile czasu spędzają pracownicy na szukanie dokumentów i przepisywanie danych do systemu? Ile kosztuje czas, który mógłby zostać zaoszczędzony gdyby proces ten został zautomatyzowany? E-msi poda Ci odpowiedź na te i poniższe pytania:

  • Pracownicy w dziale księgowości przepisują ręcznie dane z faktur, które powinny mieścić się już w systemie księgowym. Czy można to prosto zrobić?
  • Opóźnienia w płatnościach od kontrahentów powinny być zmniejszone, nie poświęcając na to czasu pracowników. Jak to zrobić?
  • Wypisywanie faktur  często odbywa się  w excelu lub w wordzie, czy wystawianie faktur może zostać zautomatyzowane i przyśpieszone?

 

DZIAŁ HR

Zarządzanie zasobami ludzkimi stanowi kluczową częścią organizacji. To tutaj pracownicy przetwarzają ogromne ilości danych osobowych, utrzymują stały kontakt z pracownikami innych działów, odbierają wiele telefonów, organizują delegacje itp. Innowacyjne firmy idą o krok dalej i wdrażają automatyzację procesów, które mogą odbywać się sprawniej i szybciej, zaoszczędzając pieniądze firmy.

Dotychczas pomogliśmy rozwiązać następujące problemy:

  • Menedżer / Team leader działu obsługi klienta  potrzebuje ciągłych aktualizacji spraw od swoich pracowników. Powinien znać ich status, bez potrzeby wysyłania zapytania do pracowników.
  • W organizacjach często brakuje informacji, lub możliwości jej weryfikacji - ile, kto pracuje, ile przychodów/klientów generuje i gdzie działalność potrzebuje zmian. Dobrze prowadzony biznes powinien być przejrzysty, aby słabe punkty działalności były odpowiednio wcześnie zauważone.
  • Dział HR otrzymuje wiele telefonów z zapytaniami od pracowników z innych działów, zabierając im cenny czas. (Np. zapytania dotyczące składania wniosku urlopowego)
  • System składania aplikacji o pracę powinien być prosty, eliminować ryzyko zgubienia aplikacji i odrzucać te bez wymaganych umiejętności.
  • Rozliczanie z kosztów podróży i delegacji nie powinno być prowadzone w Excelu, grozi to ryzykiem pomyłki. Czy ten proces może zostać zautomatyzowany?

 

W czym możemy Ci pomóc?

Dane kontaktowe

+48 61 624 77 99
biuro@e-msi.pl
ul. Stablewskiego 47 / L2
60-213 Poznań

Zobacz na mapie Google

Dane spółki:
e-MSI Sp. z o.o.
Arena Business Center
ul. Stablewskiego 47
60-213 Poznań
REGON: 301755665
NIP: 7881989611
KRS: 0000387940

TOP