W czym możemy Ci pomóc?

Dane kontaktowe

+48 61 624 77 99
biuro@e-msi.pl
ul. Stablewskiego 47 / L2
60-213 Poznań

Zobacz na mapie Google

Dane spółki:
e-MSI Sp. z o.o
ul. Piłsudskiego 15
64-300 Nowy Tomyśl
REGON: 301755665
NIP: 7881989611
KRS: 0000387940

Obieg dokumentów

Obieg dokumentów w firmie

Każde przedsiębiorstwo to suma zachodzących w nim procesów. Te mają dwa wymiary: organizacyjny i formalny. Wymiar organizacyjny to procedury, decyzje i przepływ informacji, wymiar formalny to forma, w której te trzy rzeczy są zamknięte. A więc maile, dokumenty, formularze w systemach.

Każdy z tych elementów charakteryzuje się swoją specyficzną nieefektywnością. W poniższym artykule skoncentrujemy się na obiegu dokumentów.

Obieg dokumentów - wyzwania

Jedną z kluczowych form wymiaru formalnego występującą w firmach jest papier. Funkcjonuje on w firmach przeważnie z dwóch powodów.

Pierwszym jest wymóg zewnętrzny: regulacje prawne (lub ich brak) dotyczące sposobu dokumentowania procesów czy decyzji, które nie pozwalają na wyeliminowanie dokumentu papierowego z procesu.

Drugim powodem jest często przestarzały proces, w którym obieg dokumentu papierowego stosowany jest z przyzwyczajenia lub braku cyklicznego optymalizowania pracy w firmie. Funkcjonujący dokument jest więc dokumentem wewnętrznym, nie wymaganym z perspektywy regulacji czy ewentualnych procesów dowodowych.

W obu tych przypadkach naturalnym krokiem rozwojowym jest digitalizacja.

W przypadku konieczności zachowania formy papierowej działania powinny zmierzać do skrócenia ścieżki jaką przebywa dokument w formie papierowej i przeniesieniu go w formie skanu do obiegu elektronicznego.

Jeżeli dokument papierowy nie jest formalnie wymagany powinien być eliminowany na rzecz informacji przesyłanych elektronicznie, przy czym nie mówimy tu o mailach a o formularzach w systemach informatycznych, w których obieg informacji może być w skuteczny sposób raportowany.

Jak przebiega proces digitalizacji w obu tych przypadkach omawiamy poniżej.

Obieg dokumentów papierowych

W sytuacji, w której dokument nie może zostać wyeliminowany całkowicie musimy w pierwszej kolejności określić ścieżkę jaką przebywa obecnie w organizacji. Analizę zaczynamy od określenia wszystkich punktów wejścia obiegów dokumentów, bez względu na ich typ. Ponieważ często zdarza się, iż w organizacji istnieje obieg mieszany (część dokumentów pojawia się w organizacji jako dokument elektroniczny a część jako papier - dobrym przykładem są tu faktury), kluczowym aspektem tej analizy jest ujęcie wszystkich punktów startowych takich jak urządzenia (poczta, kurier, mail, skaner, aplikacje, systemy) czy lokalizacje (oddziały, pracownicy mobilni, przedstawiciele, agencje). Jedynie analizując obieg dokumentów całościowo mamy szansę na ustrukturyzowanie jego przepływu w całej organizacji.

Drugim krokiem analizy całego obiegu dokumentów jest optymalizacja punktów wejścia dokumentów papierowych. Ponieważ ma to być miejsce, które zamienia dokument papierowy w dokument elektroniczny jest to najbardziej czasochłonny etap procesowania dokumentu. Wymaga bowiem zeskanowania i opisania każdego pisma, faktury itp.  

Możliwości optymalizacji zależeć będą bardzo mocno od rodzaju i wielkości organizacji, głównie ze względu na ilość lokalizacji. W każdym jednak przypadku chodzi o trzy rzeczy:

  • skrócenie ścieżki dokumentu papierowego przed skanowaniem
  • umożliwienie łatwej fizycznej archiwizacji oraz późniejszego śledzenia oryginału dokumentu już po zeskanowaniu
  • zredukowanie ilości pracowników uczestniczących w obiegu dokumentów papierowych do niezbędnego minimum

Obieg dokumentów przed skanowaniem

Jednym z najważniejszych elementów o który należy zadbać w procesie digitalizacji dokumentu jest połączenie jego fizycznej postaci z formą elektroniczną. Jednym z najprostszych i zarazem najbardziej skutecznych sposobów jest szeroko stosowane oznaczenie każdego wchodzącego dokumentu kodem kreskowym. W większości przypadków wystarcza zakup rolek z wydrukowanymi już kodami. Koszt jednego kodu w takim przypadku oscyluje w granicach 0,01 PLN.

Korzystanie z kodów kreskowych daje dwie podstawowe korzyści:

  • Archiwum fizyczne

Po pierwsze pozwala usprawnić sposób archiwizowania fizycznych dokumentów. W firmach, w których obieg dokumentów koncentruje się na fakturach, dokumenty składowane mogą być według indeksu kodu zamiast na przykład po kontrahentach. Ułatwia to odnalezienie takiego dokumentu w przypadku konieczności sięgnięcia do oryginału.

Przy organizacjach zarządzających dużą ilością bardzo różnej dokumentacji, w której dokumenty muszą być powiązane ze sobą a archiwum fizyczne stanowi odrębną zarządzaną przestrzeń, jedną z danych opisujących dokument jest jego fizyczna lokalizacja. Kod kreskowy wykorzystuje się w takim przypadku podczas procesu składowania dokumentu. Archiwum skanuje kod kreskowy przed umieszczeniem dokumentu w archiwum a następnie oznaczenie fizycznej lokalizacji. Dzięki takiemu rozwiązaniu zarządzanie nawet dużą przestrzenią archiwum fizycznego nie stanowi problemu.

  • Lokalizacja dokumentu

Zarządzanie dokumentami papierowymi w sytuacji gdy obieg większości dokumentów papierowych  w firmie  jest jednokierunkowy (od sekretariatu do archiwum) i sięgnięcie do oryginału jest sporadyczne nie jest wielkim wyzwaniem. Problemy pojawiają się w sytuacjach gdy mamy do czynienia z częstą obsługa wypożyczeń dokumentacji lub gdy dokumenty pojawiają się w obiegu najpierw w wersji elektronicznej a dopiero potem w postaci dokumentu papierowego.

Zastosowanie kodów kreskowych pozwala w tym przypadku na lokalizację dokumentu w organizacji poprzez oznaczaniu każdorazowego przekazania dokumentu skanowaniem kodu. W ten sposób tworzy się również jednolita historia dokumentu uwzględniając różne lokalizacje firmy budując jedną cyfrową księgę korespondencji.

Zamiana dokumentów na formularze

Najbardziej pożądaną sytuacją jest taka, w której w większości obieg dokumentów papierowych może zostać zastąpiony elektronicznym obiegiem informacji.

Aby przeanalizować jakie kroki należy wykonać aby proces ten mógł się wydarzyć należy określić jakie korzyści chcemy osiągnąć.

Pierwszym i podstawowym celem wdrożenia elektronicznego przepływu informacji jest możliwość raportowania bieżącego stanu zadań, realizacji, obłożenia pracy, efektywności na każdym etapie przepływu informacji. Oznacza to, że przekazywane dane muszą mieć ustrukturyzowaną formę zamkniętą w bazę danych. Każda informacja musi być porównywalna z inną tego samego typu.

Aby mogło się to wydarzyć niezbędny jest odpowiedni system informatyczny.

Zanim jednak uruchomimy proces transformacji obiegu dokumentów na obieg formularzy w firmie musimy zdawać sobie sprawę z kilku rzeczy.

Pierwszą z nich jest fakt, iż chociaż z perspektywy technicznej zamiana formy przepływu informacji z analogowej na cyfrową nie jest zabiegiem skomplikowanym, to mówimy tutaj o “żywym organizmie” a więc ludziach, którzy przez ostatnie lata (dekady?) funkcjonowali w określonych procesach budując nawyki, rozwiązując problemy i szukając efektywności korzystając z określonych narzędzi. Zmiana jaką pragniemy osiągnąć będzie więc wymagała nie tyle “przeskoku mentalnego” (jak czasem określają to menadżerowie) ale wypracowania nowej formy organizacji pracy. To co bowiem dostarczamy digitalizując proces to jedynie narzędzia, które mogą być wykorzystane lepiej lub gorzej.

Dlatego też należy mieć świadomość drugiej bardzo istotnej rzeczy. Efektywność procesów kryje się często właśnie we wspomnianych nawykach wypracowanych w trakcie rozwoju przedsiębiorstwa. Bardzo często zdarza się, że osoby zarządzające organizacją nie zdają sobie sprawy z większości z nich. Dlatego tak istotne jest aby w mądry, przewidywalny sposób zaangażować już na etapie analizy procesów osoby, które na co dzień z procesem mają do czynienia.

Należy więc mieć pełną świadomośc, że źle przeprowadzony proces cyfryzacji nawet procesu takiego jak obieg dokumentów może zmniejszyć efektywność pracy zespołu mimo najlepiej dobranej technologii. Inercję jaką odczuć można w organizacji podczas projektowania procesów cyfrowych przyjąć należy jako rzecz oczekiwaną, ale też do pewnego stopnia słuszną, chroniącą przedsiębiorstwo przed zbyt gwałtownymi zmianami.

Elektroniczny obieg dokumentów - jak zacząć?

Jak w każdym procesie zmian w organizacji pierwszym krokiem jaki musimy wykonać jest analiza. Co jednak analizujemy najpierw? Czy określamy stan wyjściowy, poszukując nieefektywności procesowych aby zastąpić je nowymi rozwiązaniami czy też odrzucamy w pewnym sensie zastaną formę i projektujemy nową, “idealną” określając w drugim kroku zmiany jakich trzeba dokonać aby tą formę osiągnąć. Odpowiedź na to pytanie zależy niestety od wielu czynników i każda organizacja będzie musiała odpowiedzieć sobie na to pytanie we własnym zakresie.

 

TOP -->