Obieg dokumentów

Czas to pieniądz. W wymiarze biznesowym ta relacja ma bardzo dosłowny wymiar. Efektywność wykorzystania czasu jakim dysponuje pracownik jest kluczem do sukcesu organizacji.

Jednym z największych pochłaniaczy czasu jest proces zarządzania dokumentami. W każdej strukturze w której dokumenty procesowane są w wersji papierowej objawia się on w dwóch punktach.

Obieg dokumentów:

Dokument, który zaakceptowany musi zostać przez wiele osób na różnych poziomach decyzyjnych przenoszony jest z miejsca na miejsce. Oprócz utraty czasu osoby, która ten dokument musi fizycznie przenieść wydłuża się sam proces akceptacji. Rzadko kiedy bowiem dostępność osób decyzyjnych jest ciągła. Powoduje to kumulowanie dokumentacji w określonych punktach decyzyjnych.

Takie działanie powoduje słabszą weryfikację każdego pojedynczego dokumentu co kwestionuje cały proces akceptacji.

Wyszukiwanie dokumentów:

Największym jednak pochłaniaczem czasu jest proces wyszukiwania dokumentów. Zarówno faktur jak i umów, korespondencji. Ze względu na ilość parametrów, które dokument opisują niemożliwe jest znalezienie efektywnej struktury archiwizacji w segregatorach czy folderach ze skanami.

Czy te procesy mogą zostać zoptymalizowane i zautomatyzowane?

Jeśli znalazłeś się na tej stronie, to prawdopodobnie szukasz alternatywnego rozwiązania tradycyjnych metod zarządzania dokumentacją, takich jak elektroniczny obieg dokumentów oraz e-archiwum.

Odpowiednio zaprojektowane archiwum elektroniczne sprawia, że dokument może zostać wyszukany po każdym z parametrów, czy też, dzięki OCR nawet po występującym w nim wyrażeniu. Odnalezienie dokumentu w archiwum elektronicznym trwa tylko chwilę, dodatkowo oznaczony może być informacją o miejscu przechowywania oryginału (np. wskazanie segregatora)

W poniższych punktach wytłumaczyliśmy jak działa i gdzie sprawdza się elektroniczny obieg dokumentów oraz jak wybrać odpowiednie rozwiązanie.
 

 Obieg dokumentów przychodzących:

 

  • Cała korespondencja papierowa wewnętrzna zostaje skanowana (możliwość stosowania kodów kreskowych na korespondencji/dokumentach umożliwia łatwe zlokalizowanie oryginału, jeśli będzie taka konieczność)
  • Dokument papierowy trafia z kancelarii/sekretariatu do archiwum, a dalsza droga dokumentu odbywa się elektronicznie.
  • Sekretariat kategoryzuje dokument i za pomocą narzędzia OCR (Optical character recognition system) i mechanizmu lasso OCR, bardzo szybko i sprawnie opisuje dokument, następnie go kategoryzując np. faktura, pismo urzędowe, umowa, itd.
  • Na bazie kategoryzacji system sugeruję datę zakończenia procesu (na podstawie, której następnie przypomina o terminach) oraz osoby odpowiedzialne za dokument.

 

Obieg dokumentów wewnętrznych:

 

W organizacjach używa się wielu formularzy wewnętrznych, takich jak wnioski urlopowe, zapotrzebowanie na środki trwałe, wnioski o dofinansowanie wczasów itp.  Procesowanie tych formularzy w wersji elektronicznej nie tylko optymalizuje czas zatwierdzenia sprawy, ale również daje pełną informację na temat statusu wniosku wszystkim zainteresowanym stronom.

 

Prowadzenie księgi korespondencji przychodzącej i wychodzącej:

 

Obecnie wiele organizacji stosuje ręcznie wypisywane rejestry korespondencji przychodzącej i wychodzącej, oraz dodatkowo prowadzi rejestr dla Poczty Polskiej listów wysyłanych. Dzięki temu możliwe jest uzyskanie informacji czy dany dokument wpłynął do organizacji lub został wysłany do kontrahenta. Wartość informacji prowadzonych w tych rejestrach jest bezcenna, lecz ich tworzenie jest czasochłonne i narażone na pomyłki. Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów, takie rejestry tworzą się automatycznie, są w 100% zgodne z rzeczywistością, a dostęp do nich mają nie tylko osoby, które znajdują się akurat w sekretariacie czy kancelarii.

 

Jakie korzyści przynosi elektroniczny obieg dokumentów?

 

Po przeprowadzeniu złożonych analiz. obserwacji przedsiębiorstw oraz rozmów z zarządami i pracownikami wielu organizacji, możemy potwierdzić, że elektroniczny obieg dokumentów, przede wszystkim wpływa na zwiększenie wydajności pracy. Wprowadzenie takiego systemu daje między innymi takie możliwości jak:

  • Zmniejszenie kosztów jakie ponosi firma, na wynagrodzenie pracowników, którzy często spędzają długie godziny w skali miesiąca, na wyszukiwanie potrzebnych dokumentów w archiwum oraz przepisywanie danych z papieru do bazy danych.
  • Zmniejszenie ryzyka popełnienia błędu przy wyżej wymienionych czynnościach (np. ręcznym opisie dokumentu).
  • Wychwytywanie duplikatów dokumentów, które często przychodzą zarówno drogą elektroniczną jak i tradycyjną pocztą lądową,
  • Mobilność przy obsłudze dokumentów. Większość systemów służąca do elektronicznego obiegu dokumentów jest dostępna przez przeglądarkę internetową z dowolnego urządzenia z dostępem do internetu.
  • Tworzenie raportów na podstawie dokumentów zebranych w bazie i ich analizę.
  • Nielimitowana przestrzeń na umieszczenie dokumentów na serwerze lub w chmurze.
     

Jakie wybrać rozwiązanie?

 

Jako zespół pasjonatów i specjalistów od narzędzi służących do automatyzacji biznesów, zostaliśmy partnerem międzynarodowej firmy JobRouter, jednego z europejskich liderów w dziedzinie systemów workflow do zarządzania dokumentacją i procesami w przedsiębiorstwach. JobRouter jest systemem międzynarodowym, umożliwiającym elastyczny wybór funkcjonalności i indywidualne dopasowanie do potrzeb klienta. System cieszy się uznaniem na całym świecie, a zaufało mu już ponad 800 organizacji.

 

JobRouter wyróżnia się również łatwością wdrożenia oraz niezliczonymi możliwościami integracji z systemami umów, systemami księgowymi, GUS (w zakresie pobierania danych kontrahenta), NBP(waluty), Pocztą Polską, firmami kurierskimi, VIES i wieloma innymi.

Przykłady wdrożeń

Powiązane artykuły

e-Faktury – dlaczego warto?

Zalety e-faktury Coraz większą popularnością cieszą się e-dokumenty, a wśród nich e-faktury. Popularność elektronicznej faktury sprowadza się przede wszystkim do wygody, jaka towarzyszy wszystkiemu, co elektroniczne i internetowe. Chociaż często księgowość jest początkowo niechętna zmianom i przyzwyczajona do pracy z tradycyjnymi, papierowymi fakturami, z doświadczenia wiem, że już po kilku miesiącach pracy z fakturami elektronicznymi
Jest to pytanie, które jako pierwsze powinno zostać zadane, a odpowiedź na nie warunkuje kolejne etapy wdrożenia elektronicznego archiwum. Każde wdrożenie powinno zostać poprzedzone wnikliwą i dokładną analizą przebiegającą na trzech podstawowych płaszczyznach: analizą potrzeb, analizą potencjalnych zysków (ekonomicznych, czasowych, pracochłonności), oraz analizą samego wdrożenia, jego zakresu i potrzebnych zasobów. Analiza potrzeb Jako pierwszym powinniśmy się
TOP