W czym możemy Ci pomóc?

Dane kontaktowe

+48 61 624 77 99
biuro@e-msi.pl
ul. Stablewskiego 47 / L2
60-213 Poznań

Zobacz na mapie Google

Dane spółki:
e-MSI Sp. z o.o
ul. Piłsudskiego 15
64-300 Nowy Tomyśl
REGON: 301755665
NIP: 7881989611
KRS: 0000387940

Obieg faktur kosztowych

 

Przeniesienie procesu opisu, akceptacji, dekretacji i księgowania faktur kosztowych do systemu elektronicznego archiwum dokumentów zdecydowanie redukuje czas tego procesu, likwiduje problem zagubionych dokumentów, jednocześnie umożliwiając bieżącą kontrolę nad budżetem i przepływami pieniężnymi. Obieg faktur jest najczęściej pierwszym procesem w firmach decydujących się na wdrożenie elektronicznego archiwum i obiegu dokumentów.

Mimo wspólnego prawa, różnice w strukturze organizacyjnej przedsiębiorstw sprawiają, że proces akceptacji faktur kosztowych w każdej organizacji jest unikalny. JobRouter® umożliwia odwzorowanie ścieżki akceptacji dokumentu papierowego w elektronicznej obiegu. Eliminujemy, tym samym, konieczność uczenia się pracy z systemem przez pracowników. Dostarczamy intuicyjne narzędzie, które w ciągu kilku sekund dostarcza dokument pomiędzy działami, a jego akceptacja ogranicza się do trzech kliknięć.

Poniżej prezentujemy Państwu przykładowy proces ilustrujący jedną z propozycji obiegu dokumentów kosztowych w firmie.

1. Zwykle proces ten rozpoczyna się od odebrania wiadomości e-mail z załączoną fakturą lub od zeskanowania papierowej wersji faktury. Skan może zostać automatycznie pobrany do archiwum dokumentów z dysku komputera lub z dowolnego folderu, do którego skaner po odpowiedniej konfiguracji wysyła plik.

2. Następnie dokument zostaje opisany w JobRouter® danymi nagłówkowymi. Jeśli jest taka możliwość dane kontrahenta pobierane są z systemu Finansowo-Księgowego na podstawie wpisanego NIP. Dzięki zastosowanemu mechanizmowi rozpoznawania tekstu OCR, JobRouter® umożliwia zaznaczenie tekstu na skanie faktury i wklejenie go w pole opisujące dokument – szybko i wygodnie.

3. Opisany wstępnie dokument jest przydzielany do odpowiedzialnego działu, gdzie asystent przydziela fakturę osobie odpowiedzialnej za opis merytoryczny.

4. Opisana faktura przechodzi jedno lub wielostopniową akceptację.

5.  Następnie trafia do księgowości. Tam – po weryfikacji księgowej – dane eksportowane są do systemu Finansowo-księgowego.

…pozostałe działy także mogą korzystać z informacji zawartych w opisach dokumentu np. w celu szybkiego stworzenia raportów lub zestawień.

TOP -->