Wprowadzenie elektronicznego obiegu faktur dla miasta Wrocław

Głównym założeniem wykonanego przez zespół e-MSI na przełomie 2016 i 2017 rok wdrożenia Systemu informatycznego Elektroniczny Obieg Faktur było wsparcie procesów biznesowych Urzędu Miasta Wrocławia w zakresie realizacji obiegu faktur i dokumentów.

W ramach projektu e-MSI wykonało:

  • szczegółową analizę przedwdrożeniową
  • wdrożenie systemu
  • szkolenie 250 użytkowników
  • świadczenie asysty podwdrożenionej
  • rozwinięcie oprogramowania

System obsługuje wiele wariantów ścieżek akceptacji faktur w zależności od ich typu, Wydziału czy spółki, której dotyczy. Proces akceptacji angażuje od kilku do ponad 20 kroków akceptacji.

Proces wprowadzania faktur jest maksymalnie uproszczony poprzez zastosowanie mechanizmów inteligentnego rozpoznawania treści z dokumentów bez stałej określonej struktury – faktur kosztowych. System przewiduje obsługę skomplikowanych typów dokumentów, np. odwrotne obciążenie, środki trwałe.

W związku z wykorzystywaną wersją SAP do systemu workflow przeniesiono wiele funkcjonalności typowych dla systemów księgowych, z samym rozksięgowaniem i dekretacją włącznie. Integracja z SAP obejmuje m.in.: dane dostawców, każda faktura podłączana jest do konkretnych pozycji Centralnego Rejestru Umów i Zakupów – pobieranych z SAP, a proces kończy się eksportem danych FV oraz płatnością w SAP. Integracja wymagała implementacji dedykowanych funkcji BAPI po stronie SAP.

W systemie wdrożono generowanie dokumentów opisujących faktury – metryka dokumentu, podział dokumentów z wsadów ze skanera po kodach kreskowych a także wiele procesów wspomagających proces główny, w tym m.in. obsługę cesji, wydatków strukturalnych, zatwierdzanie przelewów i eksport pliku do iPKO, czy generowanie Jednolitych Plików Kontrolnych.